مكان العمل المعاصر هو مشغول جدا . ولذلك ، فإن القدرة على ترتيب واسترجاع وثائق المكتب بسرعة قد تكون سر الإنتاجية . هذه المادة سوف تظهر لك أربع طرق أساسية لاستخدام الملفات لضمان كفاءة نظام المكتب .

تصنيف الوثائق

واحدة من الخطوات الأولى في فعالية إدارة الوثائق هو تصنيف مختلف الوثائق . الوثيقة مجمعة حسب نوع المشروع ، العميل ، أو التاريخ . وهو يوفر أساسا لفهم نطاق تطبيق كل وثيقة ويساعد على تبسيط عملية الإيداع . كل فئة يجب أن يكون مختلف العلامات بحيث يمكن تحديدها بسهولة أكبر إذا لزم الأمر .

اختيار المجلد المناسب

اختيار نوع المجلد المناسب . A5 و A4 رافعة قوس الملفات هي الأكثر شعبية لأنها دائمة وسهلة التكيف . التعرف الضوئي على الحروف يمكن أيضا تعزيز لون الترميز الاستراتيجيات . من أجل التعرف البصري بشكل أسرع ، ألوان مختلفة يمكن أن تسند إلى إدارات مختلفة ، والمشاريع ، أو أنواع الوثائق .

تنفيذ نظام الإيداع

تصميم نظام الملفات المنطقية التي تناسب نمط سير العمل الخاص بك . على سبيل المثال ، التسلسل الزمني يمكن أن تعمل بشكل جيد مع السجلات المالية ، في حين أن العملاء المجلدات تعمل بشكل أفضل مع أبجدية النظم . الموقع الفعلي للمجلدات يجب أن تعتمد على تواتر استخدامها -- الوثائق التي يتم الوصول إليها في كثير من الأحيان يجب أن تبقى في موقع يسهل الوصول إليها .

الصيانة و التكامل الرقمي

تحقق بانتظام من نظام الملفات الخاص بك ، حذف السجلات القديمة واستبدالها مع سجلات جديدة إذا لزم الأمر . وكجزء من هذه العملية ، قد ترغب في إعداد بعض التمارين مثل استعراض الملفات مرة واحدة في الشهر . وبالإضافة إلى ذلك ، في محاولة لدمج الوثائق الرقمية التقليدية مع خزائن الملفات : مسح التقارير الهامة على النسخ الاحتياطي ، وتوفير مريحة الالكترونية المرجعية .

خاتمة

الحفاظ على الأمور في النظام في المكتب يعتمد إلى حد كبير على الاستخدام السليم للمجلدات . ولتحقيق ذلك ، يجب تصنيف الوثائق ، حدد مجلد جيد ، إنشاء نظام أرشفة متسقة ، لا تنسى أن تفعل في كثير من الأحيان في هذه النظم . التكامل الرقمي يكمل الأرشيف المادي ، مما يوفر مستوى أعلى من الوصول والأمن . ولذلك ، هذه التقنيات سوف تساعدك على جعل إدارة الوثائق أكثر بساطة .