الأوراق هي شريان الحياة لأي أسرة حديثة . انها كاملة من الفواتير والإيصالات والضمان وغيرها من الوثائق الرسمية التي تحتاج إلى أن تكون مرتبة ووضعها في مكان قريب . ومع ذلك ، فإن معظم هذه الأوراق قد تكون ساحقة . في هذه الورقة ، فإننا نقترح أربع طرق استخدام المجلدات الموصى بها لحل المشاكل النموذجية في تنظيم الأسرة الوثائق .
تعريف التصنيف
الخطوة الأولى في تنظيم وثائق الأسرة هو تصنيفها . على سبيل المثال ، إنشاء ملفات مختلفة مثل " السجلات المالية " ، " بوليصة التأمين " ، " السجلات الطبية " و " صيانة المنزل " . هذا الفصل الواضح يساعد على تسهيل استرجاع وثائق محددة .
وضوح التسمية
جميع المجلدات يجب أن تكون واضحة حول محتوياتها . استخدام آلة وسم أو ورقة التسمية الطباعة بدقة على ذلك . أنها تجعل الأمور تبدو المهنية . ومن خلال القيام بذلك على الدوام ، لا يمكن إنشاء هوية فعالة فحسب ، بل يمكن أيضا إشراك أفراد الأسرة الآخرين في نظام الصيانة .
الأرشيف في التسلسل الزمني
عندما يتعلق الأمر إلى تراكم المواد على مر الزمن ، مثل الفواتير أو السجلات الطبية ، من المهم إنشاء نظام أرشفة في كل مجلد في التسلسل الزمني . يجب أن يكون هناك فاصل أو علامة تبويب تقسيم الوثيقة إلى عدة سنوات أو أشهر ، لأن هذا يتيح نظرة عامة سريعة ويسمح بسهولة أرشفة الوثائق القديمة .
الوصول إلى حلول التخزين
اختيار منظم تخزين الوصول إلى الحل . المجلدات الخاصة بك يمكن أن توضع في أي مكان : أدراج مكتب ، وخزائن الملفات ، وحتى تحت صناديق تخزين أنيقة . تأكد من أن حلول التخزين الخاصة بك تكمل نمط منزلك مع تلبية احتياجاتها الوظيفية .
خاتمة
ومن الناحية المثالية ، وإدارة الوثائق المنزلية باستخدام المجلدات لا تزال واحدة من العديد من بسيطة ولكنها فعالة جدا الاستراتيجيات المستخدمة في نظام مراقبة الوثائق . في القيام بذلك ، يمكنك تصنيف الوثائق بوضوح بحيث يمكنك الرجوع إليها بسهولة إذا لزم الأمر . وهذا يمكن أن يطمئن الناس الذين يستخدمون هذه المعلومات لإدارة الشبكة ، وضمان أن المعلومات الهامة يمكن الوصول إليها في أي وقت عند الحاجة ، مع الجهود الرامية إلى تنفيذ أساليب مثل تصنيف الوثائق ، ووضع علامات واضحة على المجلدات ، وحفظها في التسلسل الزمني ، وتوفير الوصول إلى حلول التخزين .
